Başarılı bir bulut ERP uygulaması sağlamanın 7 yolu

Başarılı bir bulut ERP uygulaması birçok faktöre bağlıdır ve canlıya geçiş, yolculukta yalnızca bir adımdır. Bir bulut ERP hizmeti olan EnterERP'nin CEO'su Tarık Aktaş, daha hızlı faturalandırma döngüleri, gelişmiş nakit tahsilatları veya artan hizmet kullanımı gibi projenin başlangıcında tanımlanan iş sonuçlarına odaklanmanın önemli olduğunu söyledi.

Başarılı kuruluşlar, bulut ERP uygulamalarında, mevcut iş süreçlerini değerlendirme, özelleştirmeleri minimumda tutma, veri yönetimi yeteneklerini değerlendirme ve güvenliği değerlendirme dahil olmak üzere çeşitli uygulamaları benimser.

1. İş süreçleriyle başlayın

Başarılı bir bulut ERP uygulamasında iyi bir başlangıç ​​noktası, şirketinizin iş süreçlerini belgelemek ve bunlara dikkat etmektir. Bir madencilik ve mineral üreticisi BT direktörü Sami Aslantaş şunları söyledi: "Bir kuruluş, ürettiği süreçleri ve gereksinimleri ne kadar iyi anlarsa, ERP örneğinin tasarımını ve uygulamasını o kadar iyi yönlendirebilir ve böylece başarıyı garantileyebilir."

Bu hazırlık ayrıca yönetimin, varsayılan sistem davranışını kullanmak için süreçlerin nerede değiştirileceği konusunda stratejik kararlar almasına ve bu kararların sonuçlarını tam olarak anlamasına olanak tanır. Aslantaş, EnterERP'nin en iyi uygulamaları izleyen önceden yapılandırılmış süreç örneklerini kullanarak bu kararlarda iletmesine yardımcı olduğunu buldu.

İş akışlarının nasıl yürütülmesi gerektiği ve departmanların gerçekte ne yaptığı arasında önemli farklılıklar olabilir Aslantaş, kilit paydaş bakış açılarının dikkate alındığından emin olmak için BT yöneticilerinin konu uzmanları ve süreç sahipleriyle çalışmasını tavsiye etti. Aslantaş, "Günlük iş operasyonlarının tüm inceliklerini bildiğinizi varsaymayın," dedi.

2. Görünmeyen süreçleri ölçün

Bir bulut ERP uygulamasının başarısını değerlendirmenin bir yolu, dağıtımdan önce ve sonra kullanılan ilk başta görünmeyen süreçlerin kullanımını ölçmektir. Bunlar, BT tarafından incelenmemiş elektronik tabloların, kağıt ve bulut hizmetlerinin kullanımını içerebilir.

Aslantaş, "Bir ERP'nin hiçbir değer katmadığı süreçlerin bazı bölümleri kesinlikle vardır, ancak çift girişin meydana geldiği yerde, verimsizlik ve hata bunu takip edecektir" dedi. "Başarılı bir uygulama, görünmeyen sistemlere olan ihtiyacı en aza indirir ve kullanıcılardan aynı işi birden çok kez yapmalarını istemez."EnterERP'nin özelleştirme ve entegrasyon kolaylığının, bu istenmeyen davranışa yol açabilecek tüm gereksinimleri karşılamasını sağladığını gördü.

3. Yeni iş süreçlerine açık olun

Bir ERP uygulaması, süreçleri yeniden gözden geçirerek ve yeni standartları ve en iyi uygulamaları dahil ederek bir işletmeyi dönüştürmek için harika bir katalizör olabilir. ERP uygulamalarındaki en büyük zorluklardan bazıları, karmaşık, eski süreçleri yeni, çevik çözümlere kopyalamak istemekten kaynaklanmaktadır. EnterERP'den Muhammed Ali Şahin şunları söyledi: "En başarılı firmalar, bir ERP sistemini geçmişteki iş yapma biçimlerine uyacak şekilde mümkün olan her şekilde özelleştirmeye çalışmak yerine endüstrinin en iyi uygulamalarını hızla benimseyen firmalardır. Dün işe yarayanlar, bugün artık çalışmayabilir çünkü dijital dönüşüm daha çevik bir ortam talep ediyor."

4. Özelleştirmelere dikkat edin

Qamara'daki, eskiyen ERP altyapısını çalıştırma, bakımını yapma ve yükseltme teknik yükünü azaltmak için bulut ERP'ye geçiş yaptı. Qamara kısmen mevcut iş süreçleriyle çalışmak için herhangi bir özelleştirme gerektirmediği için EnterERP bulut ERP hizmetinde karar kıldı.

İmiev, "Özelleştirme sizi, büyük bir regresyon testi döngüsüne girdiğiniz, sorunları düzelttiğiniz, altta yatan uyumsuz yazılım yapılarını bulduğunuz ve tüm süreci tekrarladığınız acı döngüsüne hapsediyor" dedi. Sonuç olarak, kuruluşlar büyük yazılım sürümlerinde yıllarca kalabilir ve ardından sistemlerini yükseltmek için büyük meblağlar harcamak zorunda kalabilir.

İmiev şunları söyledi: "Eğer özelleştirmeniz gerekiyorsa, o zaman ya iş uygulamalarınızı standart ERP'ye (tercih edilen yaklaşıma) uyacak şekilde değiştirmelisiniz ya da özelleştirme bileşenlerini ERP dışında barındırmalısınız."SaaS bulut tekliflerinin etkili bir şekilde çalışması için standartlaştırılmaları gerekir.

İmiev, "Bu, yazılımın çerez kesici sürümlerine sahip olmanız gerektiği anlamına gelmez, ancak yazılımın sağladığı yapılandırma düzeyiyle çalışmanız gerektiği anlamına gelir" dedi. Tüm bileşenlerin tutarlı ve hatasız bir şekilde birlikte çalışmasını sağlama maliyeti büyük ölçüde SaaS sağlayıcısı tarafından karşılandığından, yükseltmeler sırasında bu gerçekten değerini gösterir.

Qamara kabul testlerini yapıyor ve temel ticari faaliyetlerden geçiyor, ancak herhangi bir sorun düzeltilmesi için bulut sağlayıcısına teslim ediliyor. Bu süreç Qamara çok daha az iş ve maliyet getiriyor.

İmiev, "ERP ürünleri büyük yükseltmelerinden daha küçük organik yükseltmelere geçerken, küçük organik değişiklikler çok daha az kesintiye uğradığından, test edilmesi daha kolay olduğundan ve genellikle çok az eğitim gerektirdiğinden veya hiç eğitim gerektirmediğinden, tasarrufların daha da büyük olmasını bekliyorum" dedi.

5. Verilerin aktarılmasını uygulayın

Tüm bulut ERP sistemleri, verileri yedekleme ve diğer sistemlere taşıma konusunda bazı yetenekler sunar. Ancak bunun sorunsuz çalışmasını sağlamada sancılar olabilir. Kuruluşlar , ERP sağlayıcılarını değiştirmeye karar vermeleri durumunda, bu sorunları erken tespit etmek için bu verileri şirket içine veya diğer sistemlere getirmeyi denemelidir.

İmiev, bu süreci ülkesine göç etmek olarak adlandırdı; bu , verilerinizi geri alma ve ardından başka bir bulut sağlayıcıya ve hatta şirket içinde taşıma yeteneği anlamına gelir. "Bulut çözümlerinin büyük bir savunucusuyum, ancak tek bir çözüme takılıp kalmadan kullanılabilen seçeneklerin olması çok önemlidir."

6. Bulut güvenliğini denetleyin ve planlayın

Uyumluluk ve güvenlik, başarılı bir bulut ERP uygulaması için en önemli hedefler olmalıdır çünkü bulut, kontrolün bir kısmını kuruluşun BT departmanından bulut ERP sağlayıcısına aktarır. Bir siber güvenlik hizmeti şirketinde bulut ve teknoloji müdürü, "Müşterilerinin verilerini korumaya önemli kaynaklar ayırmaya odaklanan saygın bulut çözümlerinden yararlanıldığında güvenlik ve uyumluluk geliştirilebilir," dedi.

Başarılı bulut ERP uygulamaları, çeşitli endüstri çerçeveleri ve standartlarında üçüncü taraf denetimler ve uyumluluk yoluyla güvenliklerini kanıtlamış saygın bulut sağlayıcılarıyla çalışmıştır. Tam, "Bu denetimler tam güvenliği sağlayamasa da, güvenlik ve uyumluluğun en önemli öncelik ve endişe kaynağı olduğunu ve kaynakların uyumluluğu sağlamaya ve sürdürmeye tahsis edildiğini gösteriyor" dedi.

Diğer bir önemli başarı faktörü, güvenlik söz konusu olduğunda rollerin ve sorumlulukların net bir şekilde anlaşılmasıdır. Başarılı bir bulut ERP uygulaması, satıcının sorumluluğunda olan güvenlik kontrollerinin anlaşılmasını ve müşterinin sorumluluklarının anlaşılmasını gerektirir.

Tam, "Bunlar iyice anlaşıldıktan sonra, müşteri, güvenliği sağlamak için bu kontrolleri uygun şekilde gerçekleştirmek için doğru süreçlere sahip olmalıdır" dedi. Periyodik erişim incelemeleri, bir bulut ERP dağıtımından sonra güvenlik sorunlarının belirlenmesine yardımcı olabilir. BT yöneticilerinin, uygulamadan önce ve sonra, yalnızca teknik açıdan değil, iş ve operasyonlar açısından da güvenlik planlaması çabalarında gayretli olmaları gerekir.

7. Alıntıları ve gönderileri planlayın

Bulut ERP uygulamaları, verileri ayıklamak ve yayınlamak için araçlar içerir, ancak bunun ölçeklendirilmesi veya özelleştirilmesi her zaman kolay değildir. Birçok işletmenin büyük bulut ERP uygulamaları için veri işlem performansında sorunlarla karşılaştığı götülgü. Çoğu bulut ERP hizmetinin küresel uygulama yerine niş bir sektör veya etki alanı için daha uygun olduğuna inanılır.

Bu nedenle BT yöneticilerinin, kurum içinde ERP özleri veya dosya tüketim programları oluşturmak için bir sistem oluşturacak ve yapılandıracak donanıma sahip olduklarından emin olmaları önemlidir. Değilse, bunun nasıl sorunsuz bir şekilde çalışacağını bulmak için bulut ERP sağlayıcısına ulaşmaları gerekir. "Birkaç projede, genellikle tüm uygulama sürecini aşağı çeken bu işlevselliği oluşturmak için harici BT ortaklarının kullanıldığını gördük."