E-Fatura nedir?

Elektronik ortamda hazırlanarak internet üzerinden dijital kanallarla GİB aracılığı ile alıcıya iletilen bir faturadır. Kağıt ortamda hazırlanarak oluşturulan faturalardan yasal olarak hiçbir farkı yoktur. Türkiye’de 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile hayata geçirilmiş ve 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamaya alınarak kullanıma sunulmuştur.

E-Fatura düzenlemek her işletme için zorunlu olmamakla birlikte bir çok mükellefin geçmiş yıl cirosuna göre kullanma zorunluluğu getirilmiştir. Mükellefler ayrıca gönüllü olarakta bu uygulamayı kullanmaya başlayabilirler.

1- Kimler E-Fatura düzenleyebilir?

2020 ve 2021 hesap dönemi cirosu 4 milyon TL, 2022 hesap dönemi cirosu 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler E-Fatura veya E-Arşiv fatura düzenlemezorunluluğu vardır. Ayrıca E-ticaret faaliyetinde bulunan mükelleflerden, 2020 ve 2021 hesap dönemleri için 1 milyon TL, 2022 veya takip eden hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri cirosu olanlara e-faturaya düzenleme zorunluluğu bulunmaktadır.

GİB 30 Aralık 2023 te yayınlamış olduğu tebliğe göre 4400,00 TL ve üzerinde fatura düzenleyecek mükelleflerin E-Fatura veya E-Arşiv düzenleme zorunluluğu vardır. Özel entegratör kullanmayan mükellefler GİB portal üzerindem faturalarını düzenlemelidir.

2- Kimlere E-Fatura düzenlenelenebilir?

E-Fatura kullanıcı sistemine kayıtlı mükelleflere E-Fatura düzenlenmelidir. Mükellef E-fatura kullanıcı sistemine kayıtlı değilse E-Arşiv düzenlenmesi gerekir. Ayrıca mükellef olmayan şahıslarada E-Arşiv düzenleme zorunluluğu vardır.

Bir mükellefe E-Fatura düzenlenebilmesi için faturayı düzenleyen mükellef ve alıcı konumundaki mükellefin her ikisininde GİB E-Fatura kullanıcı sistemine kayıtlı olması gerekir. Aksi halde mükelleflerden herhangi birinin E-Fatura kullanıcı sisteminde kaydı bulunmadığı durumda düzenlenecek fatura E-Arşiv kapsamında oluşturulmalıdır.

3- Özel entegratör kullanmadan E-Fatura düzenlenebilir mi?

Öncelikle özel entegratör tanımını yapmak gerekirse Özel Entegratör; Gelir İdaresi Başkanlığından E-Fatura düzenleme ve saklama hizmeti vermek için yetki almış kuruluşlara denir. GİB bu özel entegatörler listesini ebelge.gib.gov.tr adresinde yayınlamaktadır.

Özel entegratör kullanmadanda GİB'nın E-Fatura portalı üzerinden E-Fatura ve E-Arşiv Fatura düzenleyebilirsiniz. Ancak deüzenlenen faturaları GİB'nın saklama zorunluluğu bulunmadığı için mükellefin 10 yıl boyunca XML olarak saklaması gerekmektedir. Mükellefler bu riski almak istemdiği ve istediği zaman hızlı bir şekilde geçmişte oluşturmuş olduğu faturlara ulaşmak için özel entegratör tercih etmektedir.

4- Özel entegratör seçimi ve kaydı nasıl yapılır?

Özel entegratör firma listesine GİB 'nın ebelge.gib.gov.tr adresinden ulaşabilirsiniz. Özel entegratör belirlerken en dikkat edilmesi gereken konular şöyledir;

• Entegratör firmanın kullandığınız ERP veya muhasebe sistemi ile tam entegtre olarak çalışması
• İhtiyaçlarınıza ve problerinize hızlı cevap verebilecek bir destek alt yapısının kurulu olması
• Saklama hizmeti olarak kullanmış olduğu sunucu merkezlerinin dünya standartlarına uygun, yedekli ve afet kurtarma protoklünün hazır bulunması
• Özel entegratör firmanın çalıştığı mükellef profilinin ve kurumsal yapısının yönetilebilir ve sürdürülebilir olması
• GİB'nın yayınlamış olduğu tebliğlere uygun geliştirmeleri zamanında yayınlaması
• Etkin ve sürdürülebilir bir fiyat politikası benimsemiş olaması Özel Entegratör firma seçiminde çok ödemlidir.

Özel entegratör firma seçimi tamamlandıktan sonra entegratör firma ile e-Fatura düzenleme ve saklama üzerine sözleşeme imzalanır. Sözleşme imzalandıktan sonra takip edilecek adımlar şunlardır;

• E-Fatura sistemine geçiş için mükellefin GİB portal üzerinden E-Fatura başvuru kaydını tamamlaması gerekir
• Mali mührü bulumayan işletmeler mm.kamusm.gov.tr adresinden mali mühür temini sağlamalıdır
• Mali mühür ve GİB kaydını tamalayan mükellefler entegratör firma ile detay bilgi paylaşımı gerçekleştirir
• Entegratör firma mükellefe kendisine fatura düzenleme yetkisi vermesi için imzager iletir
• Mükellefin gelen imzageri imzalaması ile entegratör firma kayıt süreci tamamlanmış olur.

Mükellefler özel entegratör firma kaydını tamamladıktan sonra ister entegratör panelinde isterse ERP veya muhasebe programında fatura düzenleme ye başlayabilir.

5- E-Fatura geçiş ücretli mi?

E-Fatura sistemine geçiş yaptıktan sonra entegratör kullanmıyorsanız herhangi bir ücret ödemek zorunda kalmazsınız. E-Fatura düzenlemeye ERP veya muhasebe sisteminiz üzerinden bir geçiş yapmış iseniz burada kullanmış olduğunuz program geliştiren firma sizlerden ücret talep edebilir. Bu konuda bazı ERP ve muhasebe programları sizden herhangi bir ücret talep etmezken bazı firmalar modül olarak sizlere hizmet sunduğu için ücretli olarak kullanıma açabilir.

E-Faturalarınızı GİB portal üzerinden düzenlemiyor ve bir özel entegratör firma ile çalışıyorsanız sisteme geçişe ücret ödemesi yapmasınz bile her bir e-Faturanın gönderilmesi ve alınması için saklama hizmeti karşılığı kontör ücreti ödemeniz gerekir.

Kısacası e-Fatura sisteminde gönderilen ve alınan her e-Fatura bir kontör olarak ücretlendirilir.

6- Kağıt faturadan e-Faturaya geçişin faydaları nelerdir?

• Birim maliyeti kağıt ortamda düzenlenen faturaların baskı maliyetinden daha düşüktür
• Fatura teslimi için ayrıca kargo maliyeti ödemek zorunda kalmazsınız
• Operasyonel amlamda faturanın çıktısının alınması, gönderilen faturanın takibinin yapılması gibi süreçlerle uğraşmazsınız ve zamandan tasarruf sağlarsınız
• İhtiyacınız olduğunda tüm faturalarınıza zaman ve konum bağımsız anında ulaşabilirsiniz
• Doğaya salınan karbon miktarında işletme olarak katkı sağlamış olursunuz

7- E-Fatura türleri nelerdir?

E-Fatura sisteminde faturalar mükellefin durumuna ve yaptığınız işleme göre değişebilmektedir. Karşı mükellef ile faturaların iptal edilmemesi sadece iade ile faturayı gönderebileceği üzerine anlaşmaışsanız karşı mükellefe Ticari fatura düzenlerseniz. Eğerki faturaların kontrolden sonra red edilebileceği yani sizin için sistem üzerinden iptal edilebileceği anlamını taşıyan faturaya ise ticari fatura denir.

E-Fatura mükellefi olmayan mükelleflere ve şahıslara düzenlenen fatura E-Arşiv fatura, Kamu kurumlarına düzenlenen fatura Kamu faturası, ihracat için düzenlenen faturaya İhracat faturası ve yolcu beraber düzenlenen faturaya Yolcu Beraber fatura olarak adlandırılır.

8- E-Faturada faturayı nasıl iptal ederim?

e-Fatura sisteminde de aynı kağıt faturada olduğu gibi faturalarınız kolayca iptal edebilirsiniz. Eğer e-Fatura türlerinden ticari bir fatura düzenlenmişse alıcı tarafından kolayca red yanıtı gönderilerek faturanın iptali sağlanır. E-Fatura mükellefi olmayanlara ve şahıslara düzenlenen e-Arşiv faturalar ise yine gönderici(Faturayı düzenleyen) tarafından kolayca iptal edilebilir.

Diğer E-Fatura türleri için GİB portal üzerinden mali mühür ile iptal gerçekleştirebilirsiniz.

9- EnterERP de nasıl e-Fatura kullanırım?